Si può sempre migliorare, anche quando sembra impossibile

La conoscenza approfondita di Excel e degli strumenti di Office Automation è uno dei veicoli attraverso i quali perseguire il miglioramento continuo. La parola chiave, per quello che interessa lo scopo di questo sito, è quotidianità: le prime attività da migliorare sono quelle che si fanno e ripetono giorno per giorno, come, per esempio, l'inserimento dei dati, il calcolo di un insieme di valori o il riassunto delle vendite del giorno precedente.

Purtroppo, ciò che avviene comunemente, è che le persone continuano a fare le cose pedissequamente allo stesso modo per giorni, settimane e mesi senza chiedersi se esiste un modo più veloce per ottenere lo stesso risultato con una maggiore qualità e precisione. Per quanto riguarda il "piccolo mondo" di Excel, c'è molto da imparare e applicare: se alcune semplici funzionalità fossero note a tutti gli utenti che vi spendono 2-3 ore al giorno, la produttività individuale e aziendale crescerebbero almeno del 30%. Questo perché la gran parte delle persone usa le Tabelle Pivot in modo inadeguato, oppure non conosce l'uso delle funzioni CERCA.VERT o SOMMA.SE e passa ore a confrontare lunghe tabelle, magari con penna e righello.

Cos'è il Kaizen?
Kaizen

Impiegando proficuamente alcune funzionalità è possibile automatizzare un ufficio e renderlo più snello, una prerogativa imprescindibile per molte aziende, specie per quelle più coinvolte dalle recenti crisi economiche. Recuperare efficienza significa:

Tutto queste considerazioni si basano sull'assunto che la conoscenza di Excel sia bassa. Ma esiste anche un livello inferiore: c'è chi usa il foglio di calcolo solo per inserire dei valori numerici a mano e fa i calcoli con una calcolatrice, senza nemmeno immaginare che il programma possa fare - almeno - le somme per lui. Ci sono persone che, anziché copiare e incollare dei dati da un foglio all'altro, stampano i fogli e inseriscono i dati uno a uno.

In aziende dove Excel è ancora un grande sconosciuto, capita di camminare negli uffici e sentire il trillo ossessivo delle logore calcolatrici a nastro che scandiscono ritmicamente le giornate di lavoro, richiamando prepotentemente l'attenzione con le lunghe strisce di carta disseminate in ogni dove. In queste moderne "fabbriche per impiegati", l'introduzione dell'uso intensivo di Excel ridurrebbe a zero l'inquinamento acustico e contribuirebbe alla causa del rimboschimento della foresta amazzonica...